Le logiciel

La notoriété du produit

L'ancienneté du logiciel est un élément à prendre en compte. Une solution trop jeune comporte souvent des imperfections ou de cruels manques. A l'inverse, évitez les logiciels de conception trop ancienne qui n’auraient pas su évoluer (norme Sesam Vitale, échanges de données avec les laboratoires...).

La diffusion du logiciel

Analysez les chiffres de clients prétendument déjà installés. L’informatique médicale est un marché relativement jeune, le taux d’informatisation (en dehors de la simple réalisation de FSEs) est encore faible (moins de 25 %). Avoir un parc de 2000 clients est un "privilège" réservé à quelques sociétés spécialisées dans le domaine et existant depuis plus de 10 ans ! Pour vérifier la véracité des chiffres, divisez le nombre de sites par 100 départements français et n’hésitez pas à demander un nombre de références en rapport autour de votre cabinet. Autre astuce : Divisez les chiffres d’affaires cumulés des derniers exercices comptables par le prix public des logiciels commercialisés (ce qui vous donnera une estimation du nombre de logiciels installés, à relativiser si l'éditeur vend aussi des configurations complètes avec le matériel !). Vous pouvez aussi divisez le chiffre d’affaires annuel par le nombre de collaborateurs annoncés. Ce type de division vous amèneront à constater que bon nombre d’éditeurs, et pas les moindres, sont totalement incohérents dans les chiffres sur lesquels ils communiquent… et que les équipes d'assistance téléphonique par exemple sont loin d'être aussi importantes que l'éditeur veut bien le prétendre ! (On peut voir des chiffres d'affaires annoncés de 300 000 euros pour 10 collaborateurs par exemple ce qui est totalement impossible du simple point de vue coût salarial !)

Le prix

Analysez bien la grille des options possibles. S’il en existe, n’oubliez pas de les faire préciser par écrit sur le devis avec leurs coûts respectifs. Évaluez bien vos besoins, ne les sous-estimez pas. Une multitude d’options peut par la suite augmenter de manière considérable le prix d’un logiciel. C’est ainsi que certains logiciels vous sont proposés avec un prix d’appel volontairement bas (voire gratuit !) et une fois que toutes les options nécessaires sont intégrées, le prix initial est multiplié par 3 ou 4 !

Les fonctions d'export et import de données

L’export des données (sans passer par l’éditeur du logiciel) doit vous permettre d’échanger avec des confrères des paramétrages (certificats, glossaires…) ou pourquoi pas des dossiers de patients mais aussi et surtout d’exporter les données à un format "classique" (RTF, TXT, DBF ou autre) afin de les voir intégrer dans un nouveau logiciel. Ceci permet de changer de logiciel tout en conservant vos données médicales et comptables (qui sont, rappelons-le, votre bien le plus précieux). Sachez cependant qu’il n’existe à ce jour aucune norme en matière d’échange de données médicales entre les logiciels (chaque éditeur ayant mis au point sa propre méthode de stockage), ce qui ne facilite pas le passage d’un logiciel à un autre…

L’import des données. Si vous avez déjà acquis un logiciel de gestion de cabinet et que vous souhaitez en changer tout en conservant vos données médicales, posez la question de la récupération de vos données avant d’acquérir votre nouvelle solution. N’oubliez pas que certains éditeurs facturent cette prestation. Faîtes-en préciser par écrit le coût et le contenu précis de ce qui sera récupéré.

L'assistance

Soyez conscients que l’assistance (au minimum téléphonique) est indispensable dans l’utilisation quotidienne d'un logiciel. Elle vous permet de vous faire expliquer certaines manipulations ou de vous sortir d’un faux pas par un professionnel de l’informatique. Certains logiciels sont vendus avec une assistance incluse d’une durée limitée dans le temps ou la quantité. Sachez que vous aurez sans doute besoin d’aide au delà des 6 ou 12 mois qui suivent votre achat. En effet, tant que la comptabilité d’une année entière n’a pas été réalisée sur votre logiciel, vous pourrez vous trouver dans une nouvelle situation face à laquelle vous serez heureux de trouver le soutien d’un homme de l’art.

Demandez bien ce que comporte l’assistance ? La réparation d’un fichier endommagé du logiciel est-elle incluse ? L’analyse d’un dysfonctionnement du logiciel que vous signalez est-elle prise en charge ? Notez les heures d’ouverture minimum du service d’assistance ? Y a-t-il un numéro de téléphone réservé à l’assistance ? Combien d’appels peuvent être gérés en même temps ? Quelle est son coût ? Est-elle assurée par des professionnels de l’informatique ayant une excellente connaissance du fonctionnement d’un cabinet médical ? S’agit-il des concepteurs du logiciels ? (qui sont les mieux placés pour vous dépanner ou répondre à vos questions)

Point très important : Demandez absolument s’il vous est possible d’obtenir de l’aide sans souscrire le contrat de mise à jour du logiciel. En effet, de trop nombreux éditeurs " appâtent " le client avec un prix très bas et le " piègent " en obligeant à souscrire un contrat annuel pour bénéficier de l’assistance (en y incluant parfois les mises à jour).

Afin de ne pas vous trouver obligé d'acquérir sans cesse de nouvelles versions, prenez soin de vous assurer que l’assistance est effectuée sur au moins une version antérieure à la dernière évolution commercialisée du logiciel.

Les mises à jour

Ainsi sont appelées les actualisations des programmes. Elles permettent d’améliorer le logiciel (nouveautés, corrections de bugs, plus grande facilité de manipulation…) et de lui faire suivre les normes en vigueur (télétransmission, récupération des données de laboratoire…). Elles doivent être régulières (1 par an minimum), sont payantes (toujours, soyons sérieux !) et parfois obligatoires car elles conditionnent ou sont liées à l'assistance téléphonique (mieux vaut le savoir car cela augmente le prix du logiciel dans le temps !).